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Newsletter Nr. 2/2015 (extern)

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Frühjahr 2010 wurde das Projekt Migration Campusmanagement (Projekt MCM) an der Universität zu Köln durch das Rektorat initiiert. Über fünf Jahre lang haben Kolleginnen und Kollegen aus den Fakultäten, dem Zentrum für LehrerInnenbildung (ZfL) und den beteiligten Verwaltungseinrichtungen, Personalräte und AStA das Projekt in Ausschüssen und Teilprojekten begleitet. Nach einjährigem Pilotbetrieb im Master of Education ist es nun soweit: Die hochschulweite Inbetriebnahme von KLIPS 2.0 mit den neuen Studiengängen hat mit der zweiten Belegphase zum Wintersemester 2015/16 am 11. September 2015 begonnen.

KLIPS 2.0 wird ab dem kommenden Semester von fast allen Erstsemester-Studierenden zur Planung und Verwaltung ihres Studiums genutzt; darüber hinaus von allen Fachwechsler/inne/n und Wechsler/inne/n in die neuen Studiengänge.

Einen Überblick über den Projektstand erhalten Sie im folgenden Newsletter.

1 (Teil-)Projektübergreifende Themen

Abbildung der reakkreditierten Studiengänge in KLIPS 2.0

Bis auf wenige Ausnahmen werden nun alle reakkreditierten Studiengänge mit KLIPS 2.0 verwaltet. Von den ca. 335 Studiengängen konnten die meisten bis zum Beginn der zweiten Phase der Veranstaltungsbelegung für das Wintersemester 2015/16 abgebildet werden. Dies ist, bei dem zum Teil sehr ambitionierten Akkreditierungszeitlauf, eine beachtliche Leistung des Teams Modellakkreditierung, der Fächer und des KLIPS-Teams.

Die Rechtswissenschaftliche Fakultät und die Medizinische Fakultät starten nur mit einem Teil ihrer Studierenden in KLIPS 2.0. Für die meisten Studierenden dieser Fakultäten wird der Umstieg auf KLIPS 2.0 zum Sommersemester 2016 (Medizinische Fakultät) bzw. zum Wintersemester 2016/17 (Rechtswissenschaftliche Fakultät) erfolgen.

Übergangsprozess & Kommunikation

Alte und neue Welt (KLIPS 1 und KLIPS 2.0) werden an der UzK noch eine Zeit lang parallel existieren. Bis die überwiegende Mehrheit der Studierenden in die neuen Studiengänge gewechselt ist oder ihr Studium mit KLIPS 1 beendet haben, muss das Lehr- und Prüfungsangebot in beiden Systemen gepflegt werden. Das bringt insbesondere für die Mitarbeiter/innen der Fakultäten Mehrarbeit mit sich. Darüber hinaus müssen den Studierenden sowohl die Implikationen des Parallelbetriebs als auch die Rahmenbedingungen des neuen Studienmodells erläutert werden.

Die Projekte Modellakkreditierung und MCM haben gemeinsam mit dem Dezernat für Kommunikation und Marketing (Dezernat 8) im Frühsommer 2015 eine Kommunikationskampagne initiiert, um dem Übergangsprozess ein Gesicht, zentrale Informationsseiten und mehr Transparenz zu verschaffen. Unter dem Titel "Studium im Fokus" (http://studiumimfokus.uni-koeln.de) konnte die Kampagne Ende September starten und wird nun schrittweise bis ins Jahr 2016 ausgerollt.

Mit den Fakultäten, dem ZfL, dem Studierendensekretariat und dem International Office wurden Prozesse zum Übergang der Studierenden in die neuen Studiengänge und KLIPS 2.0 abgestimmt. Diese Prozesse umfassen auch den Aspekt der "Leistungsdaten-Übertragung" von KLIPS 1 nach KLIPS 2.0. Nach dem Abschluss des Projektes "Modellakkreditierung" (http://www.portal.uni-koeln.de/8900.html) im Frühjahr 2016 übernimmt das "Projekt Übergang" die Koordination der damit verbundenen Arbeitspakete (Inbetriebnahme Migrationstool, Prozessmanagement, Kommunikation etc.).

Das Projekt MCM hat darüber hinaus Anfang September den Fakultäten ein Informationsschreiben des Prorektors an die Lehrenden zur Verfügung gestellt, in welchem über die Neuerungen im Bereich Campusmanagement informiert und auf Anlaufstellen und die Online-Hilfe hingewiesen wird.

Online-Hilfe und Schulungen

Die KLIPS 2.0 Online-Hilfe (klips2-support.uni-koeln.de) stellt allen Nutzer/inne/n Informationen rund um die KLIPS 2.0-Bedienung zur Verfügung. Bewerber/innen, Studierende, Lehrende sowie Fachanwender/innen in Fakultäten, ZfL und Verwaltung finden dort auf sie zugeschnittene Anleitungen im Umgang mit der neuen Software.

Dieses Angebot flankieren die regulären Schulungen, die in Fakultäten und Verwaltung seit dem Herbst 2014 themen- und zielgruppenspezifisch durchgeführt wurden. Insgesamt wurden so ca. 700 Personen in über 100 Terminen geschult (noch ausstehend sind die Schulungen im Bereich Lehrraummanagement).

Besonders erfolgreich war in diesem Sommer das Konzept der sogenannten "Berater/innen-Schulungen", in denen Mitarbeiter/innen und Studierende/SHK beratender Einrichtungen Einblick in die Studierendensicht in KLIPS 2.0 bekamen. In 20 Terminen konnten rund 300 Personen geschult werden.

2 Status der Teilprojekte

Teilprojekt Basis-IT

Lasttests und Sicherheitsvorkehrungen vor Überlast

Die Bewerbungsphase im Sommer mit 140.000 Bewerbungen von 45.700 Bewerber/inne/n mit KLIPS 2.0 verlief unauffällig. Vor der zweiten Belegphase für das Wintersemester 2015/16 wurden durch die TU Graz dennoch Lasttests durchgeführt, um das Systemverhalten bei hohen Zugriffs- und Klickzahlen während paralleler Sessions einschätzen zu können. Bei einer Zahl von über 5.000 parallelen Sessions wird der Zugriff weiterer Nutzer/innen künftig beschränkt, um zu lange Antwortzeiten für die bereits angemeldeten Nutzer/innen zu vermeiden.

Release Management und Wartungsfenster

Neben dem Betrieb der Systeme ist das Release Management eine Aufgabe, die gemeinsam durch die Betreiberteams (KLIPS-Team und Team Campusmanagement der Verwaltungs-IT) erledigt wird. Von der TU Graz bereitgestellte Updates (zusätzliche Funktionalitäten, Fehlerbehebungen und Sicherheitspatches) müssen auf den Testinstanzen der UzK getestet und anschließend ins Produktivsystem eingespielt werden.

Die umfangreichen Erweiterungen der Software für die UzK führen derzeit zu einer hohen Update-Frequenz. Zudem wurden die Prozesse des Release Managements noch nicht abschließend abgestimmt, was für die Nutzer/innen in häufigen – und z. T. auch sehr kurzfristig angekündigten – Wartungsfenstern mündet. Abhilfe soll unter anderem ein festes wöchentliches Wartungsfenster schaffen.

Teilprojekt Basisressourcen

Im Teilprojekt Basisressourcen wurden die Arbeiten zur Anbindung von KLIPS 2.0 an das zentrale Identitätsmanagement (uniKIM) koordiniert. Darüber hinaus hat das Teilprojekt die Koordination der Stammdatenmigration sowie der Inbetriebnahme der HIS-SOS-Schnittstelle übernommen. Alle drei Arbeitspakte sind mittlerweile abgeschlossen. An der HIS-SOS-Schnittstelle wird es die letzten Änderungen im Frühjahr 2016 geben.

Das Teilprojekt unterstützt auch die Überführung von Leistungen für die Staatsexamensstudiengänge (Humanmedizin und Rechtswissenschaft). Dieses Arbeitspaket dient zugleich der Vorbereitung der Inbetriebnahme des "Migrationstools" für Leistungen in den Bachelor-/Master-Studiengängen.

Teilprojekt Bewerber- und Zulassungsmanagement, Studierendenmanagement

Die Bereiche Bewerber- und Zulassungsmanagement sowie Studierendenmanagement befinden sich bereits im Regelbetrieb, d. h., dass die Fachanwendungsbetreuung bereits an das Betreiberteam (KLIPS-Team) übergegangen ist.

Das Teilprojekt koordiniert die verbleibenden Aufgaben (Change Requests) und bereitet das Arbeitspaket Masterbewerbungen vor. Eine konkrete Zeitplanung für die Bereitstellung eines zentralen Masterbewerbungsportals wird derzeit mit der TU Graz abgestimmt.

Teilprojekt Studien- und Prüfungsordnungen / Curriculum Support

Im Teilprojekt SPO/CS sind bis auf den Bereich der Drucksorten alle mit Vertragsabschluss formulierten Bündel abgenommen. Offen sind noch einige Change Requests wie z. B. die Möglichkeit, Lehrveranstaltungen unter Beibehaltung der SPO-Zuordnungen (mit neuem Gleichheitsknoten) in folgende Semester zu übernehmen.

Teilprojekt Prüfungsmanagement

Dieses Teilprojekt kann die Abnahme aller ursprünglich vertraglich vereinbarten Anforderungsbündel verzeichnen. Auch hier sind noch ein paar Arbeitspakete offen, allen voran die Umsetzung verschiedener Drucksorten des Prüfungsmanagements.

Teilprojekt Veranstaltungsmanagement

In diesem Teilprojekt betrifft das größte Anforderungsbündel die Beleg- und Vergabeverfahren; das Bündel wird bis Ende des Jahres abgenommen. In der ersten Belegphase zum Wintersemester 2015/16 bereitete die Begrenzung von Zulassungen je Studierender/Studierendem ("Scope Maxima") Schwierigkeiten. Das technische Problem konnte kurzfristig durch die TU Graz behoben werden – es musste jedoch auf Seiten der Universität zu Köln noch händisch nachgearbeitet werden.

Die ILIAS-Schnittstelle, ebenfalls bereits seit dem Sommersemester 2015 in Betrieb, wird gleichfalls vor Jahresende 2015 abgenommen.

Nach diesen Abnahmen steht das Teilprojekt vor dem Übergang in den Regelbetrieb.

Teilprojekt Lehrraummanagement

Der Start des Lehrraummanagements mit KLIPS 2.0 wurde (nach Empfehlung des MCM-Fachausschusses) mit Beschluss des MCM-Lenkungsausschusses auf das Sommersemester 2016 verschoben. D. h., das Lehrraummanagement wird für das Sommersemester 2017 erstmals über KLIPS 2.0 abgewickelt.

Der Testlauf des Lehrraummanagements ab Herbst 2015 bis Jahresende bleibt davon unberührt. Bis dahin werden auch alle notwendigen Erweiterungen von KLIPS 2.0 verfügbar sein.

Teilprojekt Berichtswesen

Die Schnittstelle von SuperX zu KLIPS 2.0 wurde implementiert und getestet. Die Abnahme steht noch aus. Die Lieferung von Daten an IT.NRW (→ amtliche Statistik) wird bis 11/2015 als Standardbericht implementiert.

Support-Teilprojekt Betriebs- und Sicherheitskonzept

Das Betriebs- und Sicherheitskonzept wird gemeinsam von der Projektleitung und den Betreiberteams (KLIPS-Team, Fachgruppe Campusmanagement) entwickelt und den Personalräten im Oktober 2015 vorgelegt. Es umfasst sowohl ein traditionelles Sicherheitskonzept (i.S.d. BSI-Empfehlungen zum IT-Grundschutz) als auch eine Darstellung von KLIPS 2.0 als IT-Service zur Gewährleistung einer definierten Service-Qualität.

3 Ausblick

Mit dem Beginn des Vollbetriebs und den anstehenden Abnahmen der Teilprojekte (VM, PM, SPO/CS) rückt der Übergang in den Regelbetrieb für das Projekt MCM und die Betreiberteams in den Vordergrund. Im Vergleich zu den bereits an das KLIPS-Team übergebenen Bereichen Bewerber- und Zulassungsmanagement sowie Studierendenmanagement wird der Prozess durch die Identität von Teilprojektleiter/inne/n und Fachanwendungsbetreuer/inne/n vereinfacht: Für die Fakultätsvertreter/innen ändert sich hinsichtlich der Ansprechpersonen nichts. Aus Projektsicht sind die Übergaben dennoch ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zum offiziellen Projektende im Sommer 2016.

Abgesehen von einigen Change Requests überschreiten vor allem die Arbeitspakete Masterbewerbung und Lehrraummanagement (Inbetriebnahme) diesen Zeitrahmen. Sie werden wie gehabt innerhalb der Projektstruktur koordiniert, die mindestens noch bis 2017 erhalten bleibt.

Strukturelle Änderungen stehen für die Projektgremien an, insbesondere für den MCM-Fachausschuss. Ein entsprechendes Gremium mit Vertreter/inne/n aller beteiligten Einrichtungen wird auch im Regelbetrieb benötigt.

4 Projektrisiken

Im Rahmen der Fachkonzeptphase und vor allem während des Pilotbetriebs wurde eine Vielzahl von Change Requests formuliert. Einige dieser Change Requests konnten bereits vor Beginn des Vollbetriebs umgesetzt werden oder werden bis Ende 2015 implementiert. Für das kommende Jahr steht – unabhängig von der Frage der Finanzierung – nur ein begrenztes Kontingent an Entwicklertagen zur Verfügung. Die Umsetzung aller Change Requests zum jeweils gewünschten Zeitpunkt (im Verlauf des Jahres 2016) ist damit risikobehaftet.

Ein weiteres Risiko, das den Betrieb von KLIPS 2.0 noch eine Weile begleiten wird, ist das Lastverhalten des Systems. Bis ein Großteil der Studierenden (aktuell sind es nur knapp 8.000 von den insg. 40.000 Studierenden der UzK) sich im neuen System bewegt, werden wir das Lastverhalten des Systems im Auge behalten müssen.

5 Last but not least: Danke!

Der Weg des Projektes von 2010 bis heute war lang und nicht völlig konflikt- und stolperfrei. Es ist dennoch beeindruckend, welchen Weg die Hochschule mit dem Projekt MCM zurückgelegt hat.

Wir haben den Eindruck, dass hier nicht nur eine Software ausgewählt und eingeführt wurde, sondern auch das Verständnis zwischen den beteiligten Einrichtungen füreinander und die jeweils etablierten Prozesse gewachsen ist. Ebenso wie das Verständnis, dass es mancher Kompromisse bedarf, wenn man gemeinsam innerhalb eines zentralen Campusmanagement-Systems arbeiten möchte.

Für die gute Zusammenarbeit, die Offenheit, die vielen Arbeitsstunden sowie das hohe Engagement sei an dieser Stelle allen Beteiligten herzlich gedankt.

Ein großes Dankeschön sei explizit auch in Richtung TU Graz ausgesprochen, deren Mitarbeiter/innen in einigen angespannten Situationen im Projektverlauf nicht nur Offenheit, Flexibilität und Humor an den Tag legten, sondern auch weit überdurchschnittlichen Einsatz.

Herausgeber

Universität zu Köln
Prorektorat für Lehre und Studium, Projekt MCM

Jan Eden (Projektleitung)
Dr. Katrin Sommer (stellv. Projektleitung)
MCM-Projektteam

Adresse:
Kerpenerstr. 15
50937 Köln

Köln, 13. Oktober 2015