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Newsletter Nr. 1/2015 (extern)

Sehr geehrte Damen und Herren,

2014 war für alle Beteiligten des Projekts Migration Campusmanagement (MCM) ein ereignisreiches Jahr und das Jahr 2015 wird gleichfalls noch einiges an Spannung zu bieten haben. Worauf blicken wir zurück?

  • Der Pilotbetrieb im Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement mit den Studiengängen zum Master of Education wurde planmäßig im September 2014 aufgenommen.
  • Die Umstellung des Studierendenmanagements (HIS-SOS ? KLIPS 2.0) konnte mit der vollständigen Datenmigration im Dezember 2014 abgeschlossen werden.
  • Das Bewerbungsverfahren für grundständige Studiengänge zum Sommersemester 2015 wurde mit KLIPS 2.0 durchgeführt.

Die Beschäftigten der Zentralen Universitätsverwaltung der Universität zu Köln arbeiten nun im Regelbetrieb mit KLIPS 2.0; ebenso die Studierenden in den neuen Lehramtsmaster-Studiengängen und die Beschäftigten der vier lehrerbildenden Fakultäten sowie das Zentrum für LehrerInnenbildung (ZfL), die diese Studierenden betreuen. Die "Inbetriebnahmestufe I" von KLIPS 2.0 ist damit abgeschlossen.

Welche Herausforderungen auf diesem Weg lagen und welche noch auf der Strecke liegen, bis KLIPS 2.0 im September 2015 hochschulweit in den Vollbetrieb mit den modellakkreditierten Studiengängen gehen kann, darüber informieren wir Sie in diesem Newsletter.

1 Start des Pilotbetriebs mit den Lehramtsmaster-Studiengängen (09/2014)

Nach ersten Lasttests und der Migration der Stammdaten der Lehramtsmaster-Studierenden nach KLIPS 2.0 startete der Pilotbetrieb mit der ersten Belegphase in KLIPS 2.0 am 16.09.2014. Mittlerweile wurde auch eine weitere Belegphase zu Beginn des Sommersemesters 2015 erfolgreich absolviert. Die Studierenden nutzen von Belegung und Vergabe über die Self-Services (Adressänderung, Semesterbeitragsstatus) bis hin zur Prüfungsverwaltung bereits einen guten Querschnitt des Funktionsumfangs von KLIPS 2.0.

Die Teilprojekte Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement haben das erste Semester des einjährigen Pilotbetriebs im Rahmen der Systemkonfiguration, der Schulung von Beschäftigten und des Supports intensiv begleitet. Neben der Technik stand das Dokumentations- und Schulungskonzept im Fokus. Insgesamt hat sich die Entscheidung für eine Pilotierung mit den neuen Lehramtsmaster-Studiengängen als richtig erwiesen: Der hohe Durchdringungsgrad (vier Fakultäten und ZfL) und die noch überschaubare Anzahl von Studierenden (rd. 700) haben wichtige Erkenntnisse geliefert, ohne den regulären Lehrbetrieb zu beeinträchtigen.

2 Inbetriebnahme Bewerbungs- und Studierendenmanagement (12/2014)

Der Umstieg auf KLIPS 2.0 war und ist für die betroffenen Abteilungen, allen voran Studierendensekretariat, Studierendenberatung und Akademisches Auslandsamt, eine große Herausforderung.

Bis zur Inbetriebnahme des Studierendenmanagements und dem kurz darauf folgenden Start des Bewerbungsverfahrens für die grundständigen Studiengänge Mitte Dezember 2014 waren neben der Konfiguration der verschiedenen Applikationen in KLIPS 2.0 von den Projektteams und Mitarbeiter/innen in Köln und Graz folgende Meilensteine zu erreichen:

  • die Migration der Studierendenstammdaten ( ? KLIPS 2.0 als datenführendes System),
  • die Entwicklung und Inbetriebnahme der HIS-SOS-Schnittstelle (für den Betrieb des Altsystems "KLIPS 1" müssen die Studierendenstammdaten aus KLIPS 2.0 zurückgeschrieben werden),
  • die Entwicklung und Inbetriebnahme der SAP-Schnittstelle (Beitragsmanagement),
  • die Entwicklung und Inbetriebnahme der Schnittstelle zum Identitätsmanagement (uniKIM),
  • die Erstellung von Drucksorten (= Vorlagen für Bescheide) für das Studierendenmanagement,
  • die Durchführung des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens für das Sommersemester 2015.

Der Umstieg des Studierendenmanagements auf KLIPS 2.0 als datenführendes System musste vor dem Start des Bewerbungsverfahrens erfolgen und hatte entsprechend mit Mitte Dezember 2014 eine feste Deadline. Aufgrund z. T. inkonsistenter Daten in KLIPS 1, einer strikten Konsistenzprüfung in KLIPS 2.0 und differierender Datenstrukturen war diese Datenmigration eine große Herausforderung. Zudem hatte die Hochschule beschlossen, auch die Daten inaktiver/exmatrikulierter Studierender (insgesamt 379.782 Studierende und 1.007.366 Studien) zu migrieren. Dass trotz aller Schwierigkeiten letztendlich eine Erfolgsquote von mehr als 99,9% erzielt werden konnte, ist vor diesem Hintergrund eine beachtliche Leistung, die der intensiven Unterstützung durch die TU Graz sowie dem hohen Einsatz der Mitarbeiter/innen in den Fachabteilungen der UzK zuzuschreiben ist.

Die Fortführung des Veranstaltungs- und Prüfungsmanagements in KLIPS 1 bis zum Sommersemester 2017 erfordert eine Synchronisation der Studierendenstammdaten zwischen KLIPS 2.0 und KLIPS 1. Die TU Graz hat zu diesem Zweck die sogenannte HIS-SOS-Schnittstelle entwickelt. Die im Dezember 2014 bereitgestellte Version der Schnittstelle konnte die Erwartungen noch nicht erfüllen und verursacht aufgrund der lange Zeit unklaren Datenlage und fehlender Detailkenntnis des Quellsystems händische Nacharbeit. Projektteam und TU Graz müssen konstatieren, dass die Komplexität der Synchronisierung deutlich unterschätzt wurde. An Verbesserungen wird bis heute und mit hohem Einsatz beider Seiten gearbeitet.

Der Datenaustausch zwischen SAP und KLIPS 2.0 zum Abgleich der Beitragszahlungen von Studierenden wurde planmäßig umgesetzt. Die Anbindung an das Identitätsmanagement (uniKIM) erfolgte in zwei Schritten und wurde Anfang Februar 2015 abgeschlossen.

Die Hinterlegung von Drucksorten im neuen System gestaltete sich langwieriger als ursprünglich gedacht. Dies liegt zum Teil an den verfügbaren Werkzeugen, zum Teil auch am hohen Zeitaufwand für den Implementierungsprozess (Abstimmung mit den Fachabteilungen, Beauftragung der Datenbankviews, Einrichtung der Drucksorte).

Das Bewerbungs- und Zulassungsverfahren für das Sommersemester 2015 startete am 15.12.14 mit der Freischaltung des Bewerbungsportals für grundständige Studiengänge. Dieser Weg war bis zu den Zulassungsverfahren ein eher steiniger, der die Fachabteilungen wie das KLIPS-Team stark gefordert hat. Für das nächste Bewerbungsverfahren versuchen die Fachabteilungen mit dem Projektteam und der TU Graz, einige Verbesserungen in Technik und Prozessen umzusetzen.

3 Status der Teilprojekte

Im Folgenden geben wir eine kurze Darstellung des Status der einzelnen Teilprojekte und Arbeitspakete. Bitte klicken Sie den Bereich an, zu dem Sie mehr erfahren möchten.

Basis-IT (BIT) und Basis-Ressourcen (BR)

Das Teilprojekt Basis-IT stellt die technische Infrastruktur für KLIPS 2.0 an der Universität zu Köln bereit. Im Jahr 2014 wurde neben den bestehenden KLIPS 2.0-Instanzen ein zusätzliches Schulungssystem in Betrieb genommen, um eine überschneidungsfreie Durchführung von Maßnahmen zu ermöglichen. Parallel erfolgte der Ausbau des Produktivsystems (Ausbaustufe II) zur Vorbereitung des Pilotbetriebs. Anhand der Ergebnisse weiterer Lasttests wird bis zum Sommer entschieden werden, ob ein weiterer Ausbau (Ausbaustufe III) für den Vollbetrieb erforderlich ist.

Im Teilprojekt Basisressourcen wurden die Arbeiten zur Anbindung von KLIPS 2.0 an das zentrale Identitätsmanagement (uniKIM) koordiniert und abgeschlossen. Die Anbindung ermöglicht einen Login von Studierenden und Beschäftigten mittels Smail-- bzw. Uni-Account.

Darüber hinaus hat das Teilprojekt die Koordination der Stammdatenmigration sowie der Inbetriebnahme der HIS-SOS-Schnittstelle übernommen. Beide Arbeitspakete erwiesen sich als sehr komplex – entsprechend gab es deutliche Verschiebungen im Vergleich zum ursprünglichen Zeitplan.

Als neue Aufgabe unterstützt das Teilprojekt seit dem Frühjahr 2015 die Leistungsdatenmigration.

Bewerber- und Zulassungsmanagement (BEW)

Das Teilprojekt hat mit der Durchführung des ersten Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens für grundständige Studiengänge einen Teil seiner Aufgaben abgeschlossen. Zusätzlich zu den für 2014 geplanten Arbeitspaketen wurde kurzfristig auch die Anbindung an das Portal der Stiftung für Hochschulzulassung zur Teilnahme am Dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV) umgesetzt.

Für das laufende Jahr stehen die Umsetzung der Nach- und Verbesserungen für das Bewerbungs- und Zulassungsverfahren an erster Stelle. Darüber hinaus sind noch zusätzliche Erweiterungen von KLIPS 2.0 durch die TU Graz seitens der UzK abzunehmen.

Die Umsetzung des Sollprozesses zur Masterbewerbung wird gegen Ende 2015 vorbereitet werden.

Studierendenmanagement (STM)

Neben der Konfiguration von KLIPS 2.0 und der Koordination der Stammdatenmigration (bis zur Übergabe an das Teilprojekt Basisressourcen) bildete die Umsetzung des Konzeptes zum Gebührenmanagement (KLIPS 2.0/SAP) einen Schwerpunkt der Arbeit im Teilprojekt Studierendenmanagement. Die Implementierung und Inbetriebnahme der SAP-Schnittstelle erfolgte in Zusammenarbeit mit dem SAP Competence Center. Die Schnittstelle wurde am 18. Dezember 2014 in Betrieb genommen.

Auch dieses Teilprojekt wird bis zum Sommer mit Nacharbeiten der Inbetriebnahme und Prozessverbesserungen beschäftigt sein.

Veranstaltungsmanagement (VM)

Das Teilprojekt Veranstaltungsmanagement hat nach dem Abschluss der Konfiguration von KLIPS 2.0 die erste Phase des einjährigen Pilotbetriebs im Bereich Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement intensiv begleitet.

Die Tests  des Anforderungsbündels "Beleg- und Vergabeverfahren" konnten im März 2015 noch rechtzeitig vor dem Start der Belegphase in KLIPS 2.0 erfolgen. Auch die Inbetriebnahme der ILIAS-Schnittstelle konnte rechtzeitig bis zur Veröffentlichung der Vergabeergebnisse für das Sommersemsester 2015 umgesetzt werden.

Aktuelles Arbeitspaket im Teilprojekt ist die "Generalbelegung" der Medizin. Diese spezielle Form der Sammelbelegung der Medizinischen Fakultät soll rechtzeitig bis zum Beginn des WS15/16 für die UzK angepasst und einsatzfähig sein.

Prüfungsmanagement (PM)

Im Teilprojekt Prüfungsmanagement wurden alle funktionalen Umsetzungsaufträge fertiggestellt. Seit November 2014 beschäftigt sich das Teilprojekt primär mit der Konfiguration von KLIPS 2.0 (Studierendensicht/Prüfungsamtssicht, Rechteumfang von Prüfer/inne/n) sowie mit der Spezifikation von Drucksorten (Transcript of Records, Zeugnis, Leistungsnachweis etc.).

Sowohl im Bereich der Drucksorten als auch bezüglich der Unterstützung fakultätsspezifischer Prozesse (Zulassung zum Prüfungsverfahren von WiSo und Jura; veranstaltungsgebundene Modulprüfungen der Philosophischen Fakultät) stehen auch 2015 noch intensive Diskussionen an.

Das Teilprojekt wird darüber hinaus die Leistungsdatenmigration ( ⇒ Teilprojekt Basisressourcen) begleiten.

Lehrraummanagement (LRM)

Nach der hochschulinternen Abstimmung zum Sollprozess Lehrraumvergabe hat das Teilprojekt Lehrraummanagement seine Arbeit Ende 2014 aufgenommen. Für die Planung zum Sommersemester 2016 hat Abt. 54 einen Pilotbetrieb der Lehrraumvergabe mit KLIPS 2.0 angeregt. Die Konsolidierung der gesamten Lehrraumvergabe in KLIPS 2.0 wird voraussichtlich erst Ende 2015 – für das Wintersemester 2016/17 – erfolgen.

Support-Teilprojekt Dokumentation und Schulungen

Das Teilprojekt Dokumentation und Schulungen hatte bereits zu Beginn des Jahres 2014 zur Absicherung einer flächendeckenden Qualifikation der Beschäftigten ein Schulungskonzept basierend auf Multiplikator/inn/en entwickelt (TU Graz ⇒ Teilprojektmitglieder ⇒ Multiplikator/inn/en ⇒ Fachanwender/innen), Schulungsunterlagen erstellt und die Organisation von Schulungen unterstützt. 

Geschult werden vor allem Beschäftigte in Fakultäten/ZfL und Verwaltung, aber auch studentische Berater/innen der Fachschaften. Die Teilprojektmitglieder aus Fakultäten und ZfL spielen als Trainer/innen eine zentrale Rolle für das Schulungskonzept.

Darüber hinaus wurde die Online-Hilfe für KLIPS 2.0 (http://klips2-support.uni-koeln.de) geplant und umgesetzt. Die Online-Hilfe enthält als zentrale Anwenderdokumentation Informationen zu allen bereits genutzten Applikationen in KLIPS 2.0 und verfügt über eine zielgruppenorientierte Struktur.

4 Teilprojektübergreifende Themen

Die Abbildung der Studiengänge für den Master of Education wurde erfolgreich bis September 2014 abgeschlossen. Auch die Studiengänge der ersten Staffel der Modellakkreditierung sind nahezu vollständig im neuen System hinterlegt. Die insgesamt rechtzeitige Abbildung aller modellakkreditierten Studiengänge (bis September 2015) hängt sowohl vom Verlauf des Akkreditierungsverfahrens als auch von der Verfügbarkeit personeller Ressourcen ab ( ? Projektrisiken). Vor diesem Hintergrund wurde auf der Sitzung des Lenkungsausschusses MCM am 02. März 2015 eine Priorisierung der Studiengangsabbildung beschlossen, um das Risiko zu mindern, dass Fächer mit erwartbar hohen Studierendenzahlen bis zum Start der zweiten Belegphase für das WS15/16 in KLIPS 2.0 abgebildet sind.

Die Kommunikation des Projekts erreicht mit dem Beginn des Sommersemesters eine weitere Stufe. Nach Feedback und Rücksprachen mit Studierendenvertreter/inne/n, Fakultätsvertreter/inne/n und dem "Schwesterprojekt" Modellakkreditierung soll die Kommunikation der beiden Großprojekte in Richtung Lehrende und Studierende möglichst gemeinsam erfolgen. Der direkte Zusammenhang, der für die Studierenden zwischen einem Wechsels in die neuen Studiengänge und der Überführung in KLIPS 2.0 besteht, legt dieses Vorgehen für diese großen Nutzergruppen nahe.

5 Projektrisiken

Die z. T. neuen Prozesse in KLIPS 2.0 sowie die nicht wunschgemäße Unterstützung durch das System im Bereich Bewerbungs- und Zulassungsmanagement haben das Verfahren zum Sommersemester 2015 belastet. Nicht alle erforderlichen Nachbesserungen werden bis Ende Mai 2015 und damit vor Beginn des nächsten Verfahrens umgesetzt werden können. Daher ist damit zu rechnen, dass auch das Verfahren zum Wintersemester 2015/16 für die zuständigen Fachabteilungen mit hohen Aufwänden verbunden ist. Die Fachabteilungen werden weitere personelle Unterstützung erhalten.

Ein bedeutender Risikofaktor ist die Abhängigkeit des Projektes MCM vom Projekt Modellakkreditierung. Dies betrifft vor allem die Modellierung der neuen Prüfungsordnungen in KLIPS 2.0, deren Fortschritt unmittelbar vom Verlauf der Modellakkreditierung abhängt, aber auch die anstehende Leistungsdatenmigration.

Auch die Projektkommunikation ist teilweise von den parallelen Projekten (Modellakkreditierung und Chipkarte) abhängig. Durch diese Projekte verursachte Prozessänderungen werden in erster Linie im Rahmen des Campusmanagements für die Anwender/innen spürbar. Unzufriedenheit auf Grund von mangelnder Information wird erfahrungsgemäß auf das System projiziert, und dieser Effekt gefährdet die Akzeptanz von KLIPS 2.0. Unabhängig von weiteren Projekten der UzK müssen sowohl das Projekt Modellakkreditierung als auch das Projekt MCM die großen Anspruchsgruppen – Studierende und Lehrende – der Hochschule erreichen. Eine erfolgskritische Aufgabe, die beide Großprojekte vor eine Herausforderung stellt. Es wird nach Möglichkeiten gesucht, die Projektkommunikation in dieser Richtung zu unterstützen.

Herausgeber

Universität zu Köln
Prorektorat für Lehre und Studium, Projekt MCM

Jan Eden (Projektleitung)
Dr. Katrin Sommer (stellv. Projektleitung)
MCM-Projektteam

Adresse:

Kerpenerstr. 15
50937 Köln

Köln, 28. Mai 2015