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Newsletter Nr. 2/2013, Informationen für Hochschulexterne

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit diesem Newsletter (Nr. 2, 2013) informieren wir sie über den aktuellen Stand des Projektes Migration Campusmanagement, die nächsten anstehenden Schritte sowie die Aktivitäten des Projektteams im deutschen und deutsch-österreichischen Hochschulnetzwerk.

Bitte beachten Sie, dass Angehörigen der Universität zu Köln innerhalb des UKLAN eine ausführlichere Version dieses Newsletters zur Verfügung steht.

Auf Rückfragen antworten wir gerne. Richten Sie diese bitte an: mcm-projekt(at)uni-koeln.de.

1. Status der Teilprojekte (TP)

Ausgehend vom Lastenheft der Universität zu Köln wird die Implementierung von CAMPUSonline in mehreren Teilprojekten durchgeführt. Innerhalb dieser Teilprojekte formulieren Teams von Fachleuten aus Fakultäten und Verwaltung jeweils “Fachkonzepte“ (innerhalb des Projekts “Umsetzungsaufträge“ genannt). Diese Fachkonzepte beschreiben im Detail, ausgehend von den Anforderungen der Universität zu Köln, wie CAMPUSonline für den Betrieb an der Universität zu Köln aufgesetzt bzw. angepasst werden soll. Nach Umsetzung der TU Graz werden diese “Software-Stücke“ bzw. Funktionalitäten durch die Teilprojektteams getestet und abgenommen.

Aktuell sind folgende Teilprojekte aktiv (Listenpunkte bitte anklicken):

Basis-IT (BIT) und Basis-Ressourcen (BR)

Mit Beginn der Implementierungsphase (Herbst 2012) wurde die erforderliche Hardware-Infrastruktur für den Projekt- bzw. Testbetrieb beschafft und drei getrennte CAMPUSonline-Instanzen (Entwicklungs-, Qualitätssicherungs- und Produktionssystem) aufgesetzt (vgl. Abbildung 1, s. rechte Spalte). Neben der Nutzung einer Testinstanz in Graz können die aktiven Teilprojekte damit auf Kölner Instanzen arbeiten. Im Laufe des Projekts werden diese sukzessive für den Pilot- und späteren Regelbetrieb aufgesetzt.

Abgeschlossen wurde bereits die Abbildung der Organisationsstruktur der Universität zu Köln in CAMPUSonline. Aktuelle Themen des Teilprojekts sind die Bereitstellung von Personendaten seitens des Identitätsmanagement-Systems der Hochschule und die Bereitstellung der Raumdaten. Diese stellen auch die Basis für die Arbeit des Teilprojekts Lehrraummanagement dar. Ab Oktober 2013 werden die Verwaltung von Studierendendaten und die Account-Erstellung via IDM-System Thema sein.

Bewerber- und Zulassungsmanagement (BEW)

Das Teilprojekt Bewerber- und Zulassungsmanagement läuft bereits seit dem Herbst 2012. Es ist entsprechend weit vorangeschritten. Aktuell befasst sich das Teilprojektteam mit den Dokumenten und Sonderanträgen im Bereich Bewerbung und Zulassung, mit Bewerbungsfristen und Fächereinschränkungen bei Bewerbungen. Ein weiteres Arbeitspaket soll sicherstellen, dass die Zuordnung von Bewerbungen zu den zuständigen Abteilungen automatisiert erfolgen kann.

Der Prozess der Masterbewerbung und -zulassung, der sowohl Verwaltungsabteilungen wie auch die Fakultäten betrifft, wurde in einem Arbeitskreis außerhalb des Projektes definiert (s. Abschnitt “Aktuelle übergreifende Themen“).

Studierendenmanagement (STM)

Im Studierendenmanagement arbeitet man derzeit an der Spezifikation eines Werkzeugs zur Anpassung von Dokumentvorlagen durch Sachbearbeiter/innen. Daneben sind, wie im Teilprojekt BEW, die benötigten Dokumenttypen Thema.

Zugleich befasst sich das Teilprojekt in Workshops mit dem Einschreibungsprozess. Dazu gehört der Themenbereich Gebührenmanagement und die hierfür notwendige Schnittstelle zum SAP-System sowie die Gestaltung und Bereitstellung des Studierendenausweises.

Studien- und Prüfungsordnungen / Curriculum Support (SPO/CS)

Das Teilprojekt SPO/CS befasst sich mit der Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen sowie mit den Funktionalitäten zu deren Verwaltung.

Ein besonders wichtiger Teil der Arbeit, der Umsetzungsauftrag für “m:n-Relationen“ zwischen Veranstaltungen und Studienstrukturen, ist bereits geschafft und wird derzeit von der TU Graz umgesetzt. Die Unterstützung dieser Relation ist eine notwendige Voraussetzung für das in einigen Fakultäten übliche “dynamische“ Veranstaltungsangebot: Jede einzelne Veranstaltung kann theoretisch mit mehreren unterschiedlichen Studienstruktur-Elementen verknüpft werden - und damit Teil des Veranstaltungsangebots innerhalb verschiedener Studiengänge werden.

Aktuelle Themen in diesem Teilprojekt sind die Notenberechnung, die Umbuchung von Leistungen und das Modulhandbuch (die Modulverwaltung) in CAMPUSonline.

Support-Teilprojekte (STP)

Im Rahmen der sogenannten “Support-Teilprojekte“ (STP) werden Querschnittsthemen besprochen, die in allen Teilprojekten eine Rolle spielen; die Verantwortlichen für diese Bereiche erhalten die relevanten Informationen aus den einzelnen Teilprojekten und führen diese zu konsolidierten Konzepten zusammen.

Das STP Betriebsmodell, das im Frühjahr 2013 eingerichtet wurde, hat ein vorläufiges (technisches) Betriebskonzept für den Testbetrieb bis September 2014 erarbeitet, das vom Lenkungsausschuss MCM im April 2013 verabschiedet wurde. Das Teilprojekt ist nun beauftragt, einen Entwurf für ein vollständiges Betriebs- und Sicherheitskonzept für den Regelbetrieb ab Oktober 2014 vorzulegen.

Die Support-Teilprojekte Dokumente & Drucksorten, Rollen & Rechte und Schnittstellen nehmen im Sommer 2013 ihre Arbeit auf.

2 Planung / nächste Meilensteine

Im Herbst 2013 starten die nächsten Teilprojekte mit Fakultätsbeteiligung:

  • das Teilprojekt Prüfungsmanagement (TP PM) am 2. September 2013,
  • das Teilprojekt Veranstaltungsmanagement (TP VM) voraussichtlich Ende Oktober 2013.

Zeitgleich mit dem Beginn dieser beiden Teilprojekte wird auch die Schnittstelle zwischen CAMPUSonline und dem IDM-System der Universität zu Köln zur Bereitstellung von Personendaten in Betrieb genommen.

3 Aktuelle übergreifende Themen:

(Listenpunkte bitte anklicken)

Pilotstudiengänge

Gegenüber dem Pilotbetrieb von CAMPUSonline mit den neuen Lehramtsmaster-Studiengängen hatte der Lenkungsausschuss des Zentrums für LehrerInnenbildung (LA ZfL) Bedenken geäußert. Die Kombination des Einstiegs in die neuen Studiengänge im Lehramt mit einem Testlauf der neuen Campusmanagementsoftware wurde (auch im Hinblick auf die parallele Inbetriebnahme einer Software zur Verteilung von Praxissemester-Plätzen) kritisch gesehen. Die Projektleitung konnte diese Bedenken soweit entkräften, so dass auch der LA ZfL das geplante Pilotmodell unterstützt.

Nach wie vor sprechen die Erprobung des Systems an einer komplexen, fakultätsübergreifenden Struktur und der Wegfall einer Leistungsdaten-Migration für das Modell. Der Pilotbetrieb wird auf diese Weise aussagekräftiger und ein Wegfall des Migrationsaufwandes bedeutet eine erhebliche Entlastung für das KLIPS-Team und die pilotierenden Fächer.

Übergangsregelung in die reakkreditierten Studiengänge

Die Einführung der reakkreditierten Bachelor- und Masterstudiengänge der Universität zu Köln fällt zusammen mit der hochschulweiten Einführung von CAMPUSonline zum Wintersemester 2015/16. Die Frage des übergangs in die reakkreditierten Studiengänge hat großen Einfluss auf den Verlauf des Projektes:

  • Ein optionaler Wechsel der bereits eingeschriebenen Studierenden kann entweder im Rahmen eines Parallelbetriebs (KLIPS/CAMPUSonline) oder durch die zusätzliche Abbildung der erstakkreditierten Studiengänge in CAMPUSonline organisiert werden.
  • Ein obligatorischer Wechsel erfordert eine rasche Migration aller bereits verbuchten Leistungen und den Ausgleich eventueller Nachteile für Studierende im Rahmen dieses Wechsels.

In beiden Fällen entstehen Aufwände (bei den Fächern bzw. im KLIPS-Team). Unter Berücksichtigung aller Faktoren hat die Projektleitung den Fakultäten empfohlen, einen obligatorischen Wechsel anzustreben und diesen bei der Konzeption der reakkreditierten Studiengänge zu berücksichtigen.

Bewerbungs- und Zulassungsverfahren für Master-Studiengänge

Das Bewerbungs- und Zulassungsverfahren für Master-Studiengänge der Universität zu Köln wird bislang von den einzelnen Fakultäten unterschiedlich gehandhabt. Kurzfristig besteht zudem dringender Bedarf an einer Verabschiedung der Zulassungsordnung für den Master of Education sowie einem Standardprozess für den Modellbericht “Studieren in Köln“.

Der vom Prorektor für Studium und Lehre, Prof. Dr. Herzig, initiierte Arbeitskreis Masterzulassung hat die Aufgabe übernommen, ein für die Fakultäten wie für die zentrale Verwaltung praktikables Verfahren und dessen technische Unterstützung durch ein zentrales Campusmanagement-System (CAMPUSonline) zu beschreiben.

Ab dem Wintersemester 2015/16 soll die Bewerbung für alle Masterstudiengänge über CAMPUSonline erfolgen. Vor diesem Zeitpunkt werden die Fakultäten die aktuellen, dezentralen Verfahren nur in Teilen modifizieren.

Wissenstransfer

Parallel zur Erstellung der Umsetzungsaufträge arbeiten sich die Mitglieder des Projektteams (insbesondere die Mitarbeiter/innen aus dem KLIPS-Team) in die Applikationen von CAMPUSonline ein. Daher werden auch gemeinsame Wissenstransfer-Workshops mit der TU Graz durchgeführt, die auch auch zur Vorbereitung der Teilprojektworkshops dienen.

Weitere geplante Initiativen zum Wissensaufbau an der Universität zu Köln sind:

  • Wissenstransfers innerhalb des Projektteams
  • Teilprojekt-Schulungen
  • Im Einzelfall fakultäts- bzw. abteilungsspezifische Workshops

Hiervon zu unterscheiden sind die jeweils vor der Inbetriebnahme (Wintersemester 2014/15 bzw. Wintersemester 2015/16) angesetzten Schulungen der künftigen Nutzer/innen ab Mitte 2014.

4 Kommunikation

4.1. Kommunikation innerhalb der Universität zu Köln

Seit September 2012 wurde mit dem Start der ersten Teilprojekte auch eine neue Projektorganisation eingeführt. Diese Organisation hat sich im Hinblick auf die Projektgremien und die Teilprojekte, die Vertretung des Projektes in hochschulweiten Gremien und den Austausch über bilaterale Gespräche bewährt.

Mit Blick auf die Hochschulöffentlichkeit und das Projektteam (Projektleitung, Teilprojektleitung und Mitarbeiter/innen mit Querschnittsaufgaben) soll die Projektkommunikation noch verstärkt und ausgeweitet werden. Eine Maßnahme hierzu sind vierteljährliche Statusberichte der Projektleitung an das Projektteam, die auch als Vorlage für die Berichte an den Lenkungsausschuss, die Information des Fachausschusses und den Projektnewsletter dienen.

Den Verteiler des Newsletters wird das Projektteam künftig intensiver pflegen und bestücken, um alle wichtigen Stakeholder des Projekts frühzeitig und konstant zu informieren. Er wird darüber hinaus - angepasst an den Fortschritt im Projekt - mehr Detailinformationen sowie Risiken enthalten.

Eine Konsequenz: Der Projektnewsletter wird ab diesem Sommer in zwei Versionen bereit gestellt: für Hochschulangehörige der Universität zu Köln und die Abonnenten des Newsletters gibt es die Neuigkeiten vierteljährlich in ausführlicher Form. Für externe Besucher/innen der Website bzw. Abonnent/inn/en, die nicht der Universität zu Köln angehören, gibt es eine halbjährliche Fassung, die knapper gehalten wird.

4.2. Zusammenarbeit mit den CAMPUSonline-Hochschulen

Nachdem sich die deutschen CAMPUSonline-Hochschulen (Universität zu Köln, Universität Stuttgart, TU München und die Private Universität Witten/Herdecke) bereits 2012 einmal in Köln getroffen hatten, wurde im April 2013 die deutsche CAMPUSonline UserGroup (COUG Deutschland) gegründet. Die Gruppe tagt halbjährlich, jeweils im Rahmen der Tagungen des ZKI-Arbeitskreises Campusmanagement. Auch jenseits der Tagungstermine tauschen sich die deutschen CAMPUSonline-Hochschulen regelmäßig aus.

Neben dieser UserGroup richtet die TU Graz zweimal jährlich eine CAMPUSonline-Nutzertagung aus. Hier kommen alle CAMPUSonline-Hochschulen aus Deutschland und österreich zusammen, um die Roadmap und weitere aktuelle Themen in Workshops zu diskutieren.

Herausgeber

Universität zu Köln
Prorektorat für Lehre und Studium, Projekt MCM

Jan Eden (Projektleitung)
Dr. Katrin Sommer (stellv. Projektleitung)
Maria Sticher (stellv. Projektleitung; technische Leitung)

Adresse:
Meister-Ekkehart-Str. 11
50937 Köln

Köln, 22. Juli 2013