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Changemanagement

Ausgehend von den startegischen Zielen im Rahmen der Einführung von KLIPS 2.0 als neuem und integrierten Campusmanagementsystem an der Universität zu Köln ist es Aufgabe des Changemanagements, die wesentlichen Änderungen in den Abläufen der Verwaltung wie in der Organisation von Studium und Lehre zu entwickeln und umzusetzen. So garantieren z. B. die fakultätsübergreifenden Änderungen im Bereich des Prüfungsmanagements für Studierende wie Lehrende eine effizientere Studiengangs- und Lehrplanung, bedingen aber auch weitgehende Veränderungen in den bisher bekannten Abläufen.

Reorganisation

Wesentliche Aufgabe des Changemanagements ist es, solche Veränderungen zu identifizieren sowie den Änderungsprozess umfassend zu begleiten. Folgende wesentliche Frage- und Aufgabenstellungen werden beleuchtet: 

  • Ermöglichen die an der Universität zu Köln bestehenden Strukturen den effizienten  Einsatz von KLIPS 2.0 (in dem jeweiligen Segment)?
  • Wie lassen sich die beteiligten Einrichtungen und Mitarbeiter/innen frühzeitig in den Änderungsprozess einbinden?

Umsetzung der Reorganisationsmaßnahmen

Aus diesen Fragestellungen werden konkrete Reorganisationsschritte abgeleitet. Dabei werden folgende Schritte gesetzt:

  • Identifikation des jeweiligen Zusammenhangs/Prozesses bzw. der Akteure
  • bisheriger Ablauf
  • resultierende Probleme
  • Zielformulierungen
  • Konkrete Änderungen und deren Umsetzung

Die Prozessconsultants der TU Graz unterstützen die Universität zu Köln bei Bedarf bei IST-Analysen, Optimierungsmaßnahmen hinsichtlich Organisation und Prozessen, Vorbereitung und Moderation von Workshops zur Organisationsentwicklung, Prozessdokumentation, Changemanagement-Maßnahmen usw. Der Bedarf ist durch beide Parteien in der Analysephase festzulegen.

Kommunikation

Das Kommunikationskonzept stellt dar, durch wen und wie die erforderlichen Reorganisationsmaßnahmen innerhalb des Projekts (und vom Projekt nach "außen") kommuniziert werden.

Entscheidend ist im Hinblick auf das Changemanagement, dass alle Stakeholder involviert sind und die betroffenen Einrichtungen die Maßnahmen soweit als möglich selbst gestalten können. Das Projektteam kann hier nur unterstützend wirken und alle erforderlichen Informationen bereit stellen.